Datenschutzhinweise

KI-Praxisassistent · Stand: 19. September 2026

Verantwortliche Praxis

Dr. med. Kouris Ninios
Hauptstraße 42 · 79787 Lauchringen
Telefon: 07741 63322
E-Mail: [email protected]

Datenschutzanliegen richten Sie bitte an die Praxis. Diese Hinweise gelten für den KI-Praxisassistenten. Für die übrige Homepage gelten deren Datenschutzerklärung und Impressum.

1. Ihre Frage an OpenAI

Die KI hilft Erwachsenen bei allgemeinen Fragen zur Augengesundheit und zur Praxis. Vor der Nutzung bestätigen Sie, dass Sie mindestens 18 Jahre alt sind. Dies ist eine Selbstauskunft; ein Ausweisdokument wird nicht erhoben. Erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung übermittelt unser Server Ihre vollständige, unveränderte Frage über die OpenAI-Programmierschnittstelle an GPT-5.6 Sol. OpenAI bietet auch ChatGPT an; ein eigenes ChatGPT-Konto benötigen Sie nicht.

Beschränken Sie Ihre Frage auf notwendige Angaben und übermitteln Sie ausschließlich eigene personenbezogene Daten. Erkennt die lokale Prüfung personenbezogene Angaben, Befunde oder Therapiefragen, erscheinen zwei Auswahlmöglichkeiten: ausdrückliche Einwilligung in die unveränderte Übermittlung einschließlich Gesundheitsdaten an OpenAI oder Übernahme in das Kontaktformular ohne diese KI-Übermittlung. Die Erkennung findet vorab im Browser statt und wird serverseitig überprüft; sie ist nicht vollständig und anonymisiert Ihre Frage nicht. Erkannte Angaben zu anderen Personen oder eine erkennbare Minderjährigkeit sperren den KI-Weg. Erkannte akute Eigenanliegen erhalten lokale Hinweise ohne KI-Übermittlung.

Zusätzlich erhält das Modell Anweisungen und passende, freigegebene Praxisinformationen. Frühere Fragen, Formularangaben, Buchungsdaten, Ihre IP-Adresse und Ihre Sitzungskennung werden nicht als Modellparameter mitgesendet. Die Verbindung zu OpenAI stellt unser Server her. Eine gegebenenfalls freigeschaltete Fachrecherche erhält ausschließlich feste allgemeine Themen, keine Originalfragen.

Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO; für gegebenenfalls enthaltene Gesundheitsangaben gilt Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO. Ohne Zustimmung erfolgt keine KI-Anfrage. Bei jeder Änderung der Frage ist eine neue Zustimmung nötig; die zusätzliche Zustimmung zu erkannten persönlichen Angaben gilt nur für genau diesen Fragetext. Die Zustimmung erlaubt die Datenübermittlung, keine individuelle ärztliche Diagnose oder Therapieentscheidung durch die KI. Sie können Ihr Anliegen ebenso telefonisch oder persönlich klären.

Empfänger ist OpenAI; die veröffentlichten Bedingungen sehen für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum OpenAI Ireland Ltd., Irland, als Vertragspartner und Auftragsverarbeiter vor. Zur Leistungserbringung setzt OpenAI verbundene Unternehmen und weitere Unterauftragsverarbeiter ein.

Eine Verarbeitung außerhalb der EU, insbesondere in den USA, ist möglich. Die OpenAI-Vertragsbedingungen sehen dafür EU-Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss vor (Art. 46 beziehungsweise Art. 45 DSGVO). Die Garantien sind im OpenAI-Auftragsverarbeitungsvertrag erläutert; eine Kopie können Sie auch bei der Praxis anfordern. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung ist für diese Anbindung nicht zugesichert.

Nach den veröffentlichten OpenAI-Regeln werden API-Inhalte standardmäßig nicht zum Modelltraining verwendet. Die Speicherung von Antworten zum späteren API-Abruf ist deaktiviert. Technische Zwischenspeicher können trotzdem bis zu 24 Stunden bestehen; Sicherheitsprotokolle mit Fragen und Antworten grundsätzlich bis zu 30 Tage, bei gesetzlichen Erfordernissen oder notwendigen Schutzmaßnahmen länger. Einzelheiten: OpenAI-Datenverarbeitung.

Die Praxisanwendung führt kein dauerhaftes KI-Gesprächsarchiv. Fragen und Antworten werden für die laufende Ansicht im Browser gehalten. Wenn Sie eine Frage in das Kontaktformular übernehmen und absenden, wird dieser Text als Nachricht an die Praxis gespeichert.

2. Nachrichten und Termine

Bei Nachrichten verarbeiten wir Vor- und Nachnamen, Telefonnummer und E-Mail-Adresse und Ihr Anliegen. Bei Buchungen kommen Geburtsdatum, Termin, Besuchsgrund, Patientenstatus, Versicherungsart und die erforderlichen Bestätigungen zur Untersuchung hinzu. Eine Anschrift wird hier nicht erhoben. Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind im Praxisassistenten Pflichtangaben. Bei älteren Vorgängen kann nur eine Kontaktmöglichkeit hinterlegt sein. Die im Formular gekennzeichneten Pflichtangaben ermöglichen die Zuordnung, Rückfragen und Terminorganisation. Ohne diese Angaben ist die jeweilige Online-Funktion nicht nutzbar; telefonisch oder persönlich können Sie uns weiterhin erreichen.

Formulare werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung abgesendet. Die Inhalte werden verschlüsselt im Praxiseingang gespeichert. Zugriff haben Dr. Ninios und die mit der Bearbeitung betrauten, zur Vertraulichkeit verpflichteten Mitarbeitenden.

Nachrichten und ausgefüllte Buchungsformulare werden zusätzlich an [email protected] gesendet. Der Praxisserver verschlüsselt die Inhalte vor dem E-Mail-Versand mit S/MIME für das Praxispostfach. Die Entschlüsselung erfolgt auf dem Praxisgerät mit dem privaten Schlüssel. Die Verbindung zu IONOS ist zusätzlich mit TLS geschützt. Der äußere Betreff enthält keine Patientennamen oder medizinischen Inhalte. Eine angegebene E-Mail-Adresse steht zusätzlich im äußeren Reply-To-Header, damit die Praxis direkt antworten kann. Dieses Mail-Metadatum ist nicht durch die Inhaltsverschlüsselung geschützt. Eine spätere Praxisantwort ist ohne gesondert vorhandenes Empfängerzertifikat nicht automatisch S/MIME-verschlüsselt. Bei ungültigem oder abgelaufenem Empfängerzertifikat werden keine vollständigen E-Mails versendet; der Vorgang bleibt im Praxiseingang.

Bei einer neuen Online-Buchung erhalten Sie einen persönlichen Verwaltungscode. Der Zugriff gilt nur für diesen Termin, bis 30 Tage nach dessen Beginn. Zur Prüfung wird ein Hash gespeichert; eine zusätzlich verschlüsselte Kopie ermöglicht die erneute Anzeige nach einer unterbrochenen Buchungsbestätigung und den ausdrücklich angeforderten Versand an die hinterlegte Adresse. Der Code steht im Linkfragment und wird nicht als URL-Anfrage übertragen. Bei angegebener E-Mail-Adresse senden wir eine organisatorische Bestätigung mit Verwaltungslink ohne medizinische Inhalte. Diese Nachricht ist transportgeschützt, aber nicht S/MIME-inhaltsverschlüsselt. Der Link ist vertraulich aufzubewahren. Eine Stornierung erfolgt erst nach ausdrücklicher Bestätigung und wird der Praxis verschlüsselt mitgeteilt. An die hinterlegte E-Mail-Adresse senden wir zusätzlich eine neutrale Stornierungsbestätigung ohne Namen, Geburtsdatum, Terminzeit, Besuchsgrund oder Verwaltungscode. Diese Bestätigung ist ebenfalls transportgeschützt, aber nicht S/MIME-inhaltsverschlüsselt. Ein Versandfehler macht die bereits bestätigte Stornierung nicht rückgängig.

Das Praxispostfach wird von IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, bereitgestellt. IONOS verarbeitet die technischen Verbindungs- und Zustelldaten sowie die E-Mails in der jeweils beschriebenen Form: neutrale Benachrichtigungen oder S/MIME-verschlüsselte Inhalte. Für die Entschlüsselung erhält IONOS keinen privaten Schlüssel. Die Praxis-E-Mails werden ausschließlich von Dr. Ninios gelesen. Auf seinen verwendeten Geräten können dabei lokale Kopien entstehen. Weitere Informationen: IONOS-Datenschutz.

Die Bearbeitung und Terminorganisation erfolgen zur Anbahnung oder Durchführung einer Behandlung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), erforderliche Gesundheitsdaten nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b BDSG und der ärztlichen Schweigepflicht. Für freiwillige Gesundheitsangaben und die zusätzliche Übermittlung als S/MIME-verschlüsselte E-Mail holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a und Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO ein.

3. Technischer Betrieb

Der Praxisassistent und der geschützte Praxiseingang werden auf dem Praxis-PC mit Windows in Deutschland betrieben und von Dr. Ninios verwaltet. Die Internetanbindung erfolgt über Starlink. Cloudflare Tunnel verbindet den Praxis-PC mit dem öffentlichen Internet. Domainvertrag, Homepage-Webspace und Praxispostfach bleiben bei IONOS. Für die Verbindung und die sichere Auslieferung werden technische Angaben wie IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Seite und Browserinformationen verarbeitet. Technische Dienstleister erhalten nur den für ihre beauftragten Aufgaben erforderlichen Zugriff.

Auf der Homepage öffnet sich der Assistent zunächst automatisch. Dabei verbindet sich Ihr Browser mit der Adresse des Assistenten. Wenn Sie ihn minimieren, bleibt unten rechts eine kleine Zeile sichtbar. Diese Einstellung gilt auch auf den Unterseiten. Ein Klick auf die Zeile öffnet das Fenster wieder. Auf neu aufgerufenen Seiten wird ein minimierter Assistent erst beim erneuten Öffnen nachgeladen. Ein bereits geladenes Fenster wird beim Minimieren ausgeblendet; dadurch werden laufende Vorgänge nicht zurückgenommen.

Ihre Auswahl „geöffnet“ oder „minimiert“ wird nach Ihrer Bedienung in einem technisch notwendigen Sitzungscookie ninios_assistant_display auf der Homepage und ergänzend im Sitzungsspeicher des jeweiligen Browser-Tabs gespeichert. Sie enthält weder eine persönliche Kennung noch Gesprächs- oder Formulardaten. Das Cookie gilt für alle Seiten derselben Homepage-Adresse und endet mit der Browser-Sitzung; der Tab-Speicher endet mit der Tab-Sitzung. Eine Sitzungswiederherstellung des Browsers kann die Einstellung wiederherstellen. Wenn Ihr Browser diese Speicherung vollständig blockiert, kann die Auswahl beim Seitenwechsel verloren gehen.

Für den öffentlichen Zugang verwenden wir Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, als technischen Dienstleister. Cloudflare nimmt die HTTPS-Verbindung entgegen und leitet Anfragen über einen verschlüsselten Tunnel an den Praxis-PC mit Windows weiter. Dabei verarbeitet Cloudflare insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse und Browserinformationen sowie die über diese Verbindung übertragenen Inhalte. Dazu können ausdrücklich abgesendete KI-Fragen, Kontaktangaben und Gesundheitsangaben gehören. Die Transportverschlüsselung verhindert nicht den technisch erforderlichen Zugriff an den Verbindungsendpunkten bei Cloudflare und auf dem Praxis-PC mit Windows. Die zusätzliche S/MIME-Verschlüsselung beginnt erst auf dem Praxis-PC mit Windows vor dem E-Mail-Versand.

Cloudflare setzt ein weltweites Netzwerk und Unterauftragsverarbeiter ein; eine Verarbeitung außerhalb der EU, insbesondere in den USA, ist möglich. Der veröffentlichte Cloudflare-Auftragsverarbeitungsvertrag sieht unter anderem EU-Standardvertragsklauseln für entsprechende Übermittlungen vor. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung oder eine vollständige Protokollfreiheit wird nicht zugesichert. Weitere Angaben: Cloudflare-Datenschutz. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung und Absicherung des angeforderten Assistenten; für übermittelte Inhalte gelten zusätzlich die in den Abschnitten 1 und 2 beschriebenen Rechtsgrundlagen.

Beim Direktaufruf enthält das notwendige Cookie practice_visitor eine zufällige, signierte Sitzungskennung mit einer Gültigkeit von zwei Stunden. In der Einbettung auf unserer Homepage wird eine solche Kennung ausschließlich im Arbeitsspeicher des eingebetteten Assistenten gehalten; dafür sind keine Drittanbieter-Cookies erforderlich. Die Kennung wird nicht an die Homepage übergeben und geht beim Neuladen der Einbettung verloren. Sie ordnet Ihre Vorgänge Ihrer jeweiligen Sitzung zu. Aufrufzähler und täglich wechselnde, aus der IP-Adresse abgeleitete Schutzkennungen begrenzen missbräuchliche Anfragen. Im eingebetteten Assistenten werden nach einem bestätigten Abschluss ausschließlich die Abschlussart und eine eigens zufällig erzeugte Messkennung an die Homepage übergeben. Nur bei dort erteilter Statistik-/Marketingeinwilligung kann der bestehende Google-Tag den Abschluss messen. Fragen, Antworten, Kontaktdaten, Termine, Gründe, interne Vorgangsnummern und Verwaltungscodes werden dabei nicht übermittelt. Die Einwilligung zu OpenAI oder zur Kontaktaufnahme ist keine Marketingeinwilligung. Beim Direktaufruf und auf der Terminverwaltungsseite ist diese Ads-Messung nicht eingebunden; Schriften und Grafiken werden lokal eingebunden. Externe Informationsseiten werden erst durch Ihren Klick geöffnet.

Die technische Absicherung beruht auf unserem berechtigten Interesse an einem sicheren, verfügbaren Dienst (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Die notwendigen Sitzungsspeicher dienen den ausdrücklich gewünschten Funktionen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Freiwillige interne Werbeauswertung

Nur wenn Sie das gesonderte, zunächst leere Häkchen im Formular setzen, ordnet die Praxis den erkannten Zugangsweg Ihrer Anfrage oder Buchung intern zu. Die Zuordnung kann erkennen lassen, dass Sie eine Augenarztpraxis kontaktiert haben. Ihre ausdrückliche Einwilligung gilt für diesen Vorgang, unabhängig von einer Google- oder KI-Einwilligung. Ohne Zustimmung stehen alle Kontakt- und Buchungsfunktionen unverändert bereit.

Erfasst werden ausschließlich ein fest vorgegebener Werbekanal (Facebook, Instagram, Meta ohne Plattformzuordnung, Google Ads oder nicht zugeordnet), der Kalendertag in Deutschland, Abschlussart, erfolgreicher Versandstatus und gegebenenfalls eine Stornierung. Keine Fragen, Namen, Diagnosen, Besuchsgründe, Werbeklickkennungen oder Kampagnentexte werden in die Auswertung übernommen. Es werden keine Ereignisse dieser internen Auswertung an Meta oder Google gesendet. Technische Hostingdienstleister sind wie im Abschnitt Betrieb beschrieben beteiligt.

Bis zur regulären Löschung des Vorgangs besteht eine interne Zuordnung, damit Stornierungen und sichere Versandwiederholungen richtig gezählt werden. Danach verbleiben nur die getrennten Zählwerte ohne Vorgangsbezug. Messdaten werden spätestens nach 400 Tagen bei der stündlichen Bereinigung entfernt. Die Auswertung ist nur im geschützten Inhaberbereich zugänglich. Die Zustimmung wird beim Vorgang nachgewiesen. Sie können sie vor dem Absenden durch Entfernen des Häkchens und danach gegenüber der Praxis für die Zukunft widerrufen; noch zuordenbare Messdaten können entfernt werden. Bereits nicht mehr zuordenbare Summen lassen sich keinem einzelnen Vorgang mehr zuweisen.

Grundlage sind Ihre freiwillige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a und Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO. Die Auswertung verwendet keine zusätzlichen Cookies oder dauerhaften Browserkennungen. Eine kurze Quellenkategorie kann während des Webseitenbesuchs in internen Links weitergereicht werden; gespeichert wird sie für die Auswertung erst nach Ihrer Zustimmung und erfolgreichem Absenden. Die bestehende Google-Messung der Homepage wird gesondert über deren Datenschutzeinstellungen gesteuert.

4. Speicherdauer

• Praxiseingang: Erledigte Nachrichten und stornierte Buchungen werden nach 30 Tagen gelöscht. Bei in die Praxissoftware übernommenen Buchungen müssen Termin und dokumentierte Übernahme jeweils mindestens 30 Tage zurückliegen. Offene Vorgänge bleiben bis zur Bearbeitung erhalten.
• Nachweise: Vorgangs- und Einwilligungsnachweise werden nach 90 Tagen gelöscht. Formularbestätigungen bleiben für die Dauer des zugehörigen Vorgangs gespeichert. Die Nachweise zur allgemeinen und gegebenenfalls zusätzlichen KI-Einwilligung enthalten Fassung, Zeitpunkt und Sitzungskennung, keinen Fragetext. Der zum Abgleich der Zustimmung verwendete Fingerabdruck des Fragetextes wird nicht im Nachweis gespeichert. Aufrufzähler werden nach Ablauf ihrer Gültigkeit bei weiteren Aufrufen oder durch die stündliche Bereinigung entfernt.
• E-Mail-Kopien: Zugehörige E-Mails werden 30 Tage nach Abschluss der Bearbeitung aus dem Praxispostfach einschließlich Papierkorb und den verwendeten Mailprogrammen entfernt, soweit keine Dokumentations- oder Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Behandlungsrelevante Angaben werden zuvor in die Patientenakte übernommen. Die Löschung im Assistenten entfernt keine Postfachkopien; die Praxis führt diese Löschung gesondert durch.
• Patientenakte: Behandlungsrelevante Angaben werden bei Bedarf in die Patientenakte übernommen. Für diese gilt grundsätzlich eine Aufbewahrung von zehn Jahren nach Behandlungsabschluss (§ 630f Abs. 3 BGB), gegebenenfalls länger nach besonderen Vorschriften.
• Sicherungen: Für die verschlüsselten Anwendungssicherungen ist ein rollierender Zeitraum von 30 Tagen vorgesehen. Bereits gelöschte Vorgänge können bis zum Ablauf einer Sicherung darin enthalten sein.

Die gesonderten Speicherfristen bei OpenAI sind in Abschnitt 1 beschrieben.

5. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Wenden Sie sich dafür an die oben genannte Praxisadresse.

Widerruf: Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber der Praxis widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Vor dem Absenden können Sie das Häkchen entfernen; bereits erfolgte Übermittlungen lassen sich dadurch nicht rückgängig machen.

Widerspruch: Gegen eine Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Wir prüfen dann, ob zwingende schutzwürdige Gründe oder Rechtsansprüche eine weitere Verarbeitung erfordern.

Beschwerde: Sie können sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, insbesondere den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Die KI trifft keine medizinischen Behandlungsentscheidungen und erstellt kein personenbezogenes Bewertungsprofil. Die Online-Terminvergabe prüft festgelegte Buchungsregeln; eine telefonische Klärung ist möglich.